Guide pour organiser un webinaire de présentation des formations

Organiser un webinaire de présentation des formations est une excellente opportunité pour informer et attirer des participants potentiels. C’est aussi l’occasion de présenter la valeur ajoutée de vos formations, de répondre aux questions en direct, et de démontrer l’expertise de vos intervenants. Voici un guide complet pour vous aider à planifier, promouvoir, et animer un webinaire de présentation de formations réussi.

Définir les objectifs et le public cible

Avant de lancer la planification, clarifiez vos objectifs et identifiez le public cible pour adapter le contenu aux attentes des participants. Parmi les objectifs du webinaire, vous pourriez choisir de présenter le contenu et les objectifs des formations, expliquer le processus d’inscription et les modalités, mettre en avant les témoignages d’anciens participants ou encore répondre aux questions et lever les doutes potentiels des participants.

Choisir la plateforme de webinaire

La plateforme de webinaire est un élément central de l’expérience. Choisissez une plateforme fiable, intuitive et adaptée à votre audience. Voici quelques options populaires :

• Livestorm est uneplateforme en ligne qui permet aux entreprises de créer, d'organiser et de gérer des événements virtuels.

• Zoom : simple à utiliser, idéal pour les présentations interactives.

• Microsoft Teams : pratique pour les entreprises et pour un public professionnel.

• GoToWebinar : plateforme qui permet aux utilisateurs de créer et de gérer des événements en ligne, tels que des présentations, des formations et des conférences.

Assurez-vous que la plateforme permet le partage d’écran, le chat en direct, la session de questions-réponses, et, si besoin, l’enregistrement du webinaire pour une rediffusion.

Préparer le contenu du webinaire

Le contenu du webinaire doit être à la fois informatif et engageant. Préparez un support visuel attractif, comme une présentation PowerPoint ou des vidéos courtes, en tenant compte des étapes suivantes :

• Introduction : Présentez brièvement l’entreprise et l’objectif du webinaire.

• Description des formations : Présentez chaque formation, ses objectifs, le public visé, le programme, les formats disponibles (en ligne, en présentiel), ainsi que les avantages pour les participants.

• Témoignages : Ajoutez des témoignages ou des retours d’expérience pour illustrer la valeur de la formation.

• Processus d’inscription : Expliquez comment s’inscrire, les tarifs, les aides financières éventuelles, et le calendrier des sessions.

• Session de Questions / Réponses : Préparez un moment en fin de webinaire pour répondre aux questions en direct.

Organiser la publicité du webinaire

Pour maximiser la participation à votre webinaire, prévoyez une stratégie pour le promouvoir. Commencez par envoyer des invitations par email en créant un emailing attrayant qui informe votre base de contacts et les incite à s’inscrire. Ensuite, utilisez les réseaux sociaux pour partager le lien d’inscription et encourager les partages afin d’atteindre un public plus large. N'oubliez pas d'ajouter une page dédiée au webinaire sur votre site web, incluant toutes les informations essentielles telles que la date, l’heure, le contenu et le lien d’inscription. Enfin, proposez une inscription en ligne avec un formulaire où les participants peuvent facilement s’inscrire et recevoir le lien du webinaire.

Préparer l’animation du webinaire

Un webinaire bien animé capte l’attention et maximise l’engagement des participants. Pour cela, nous vous conseillons de commencer par vous préparer techniquement. Assurez-vous que votre connexion internet soit stable, testez le son et la vidéo, et familiarisez-vous avec les fonctionnalités de la plateforme. Ensuite, durant le webinaire, pensez à interagir avec les participants. Posez des questions pour stimuler l’interaction, utilisez le chat pour engager les participants, et invitez-les à partager leurs impressions. Maîtriser également le timing en prévoyant une durée de 45 à 60 minutes, en incluant une session de questions-réponses de 10 à 15 minutes. Ensuite, prenez des notes sur les questions fréquentes ou les sujets qui intéressent particulièrement les participants, cela vous permettra de mieux ajuster votre contenu pour les prochains webinaires.

Créer un suivi post-webinaire

Découvrez quelques actions à envisager après le webinaire pour maximiser ses effets. Tout d’abord, envoyez un email de remerciement aux participants et ajoutez des informations complémentaires sur les formations présentées. Partagez également le lien de la rediffusion avec tous les inscrits, y compris ceux qui n'ont pas pu assister au webinaire en direct. Proposez des ressources complémentaires, telles que des guides, des brochures ou des fiches détaillées sur les formations, pour aider les participants à prendre une décision. Assurez-vous d'inclure un call-to-action clair en invitant les participants à s’inscrire aux formations ou à contacter un conseiller pour toute question supplémentaire. Enfin, n'hésitez pas à prospecter les participants ayant assisté à la formation pour leur proposer d'autres formations qui pourraient les intéresser.