Améliorer sa performance avec Outlook

• Appréhender les bases de l’outil de messagerie Outlook
• Optimiser la gestion de ses mails pour faire face au flot quotidien
• Automatiser le tri et le classement des emails
• Créer des tâches et les suivre
• Gérer ses rendez-vous, ses réunions et ses invitations à partir de son agenda
• Partager son calendrier ; gérer efficacement les contacts

Demi-journée 1

MAITRISER LES BASES D’OUTLOOK

• Etre à l’aise avec l’interface d’Outlook (Ruban, onglets, menus…)
• Personnaliser son interface pour gagner du temps : ruban, favoris…
• Comprendre les 4 composants d’Outlook : messagerie, calendrier, tâches et contacts
• Diagnostiquer l’usage actuel d’Outlook par la stagiaire : bonnes pratiques, points d’amélioration

BIEN GERER SA MESSAGERIE

• Maîtriser l’envoi des messages : créer un message, renvoyer un message, rappeler un message, insérer une pièce jointe, afficher l’aperçu, distinguer les différents champs, utiliser les options d’envoi et de suivi…
• Gérer les messages reçus : les consulter, distinguer messages lus et non lus, répondre et transférer, consulter une pièce jointe, imprimer le contenu d’un email
• Classer les courriers dans Outlook: Créer des dossiers, créer des règles pour ses mails, effectuer une recherche dans sa boîte de réception, utiliser les actions rapides, gérer les courriers indésirables
• Configurer sa messagerie : intégrer un message en absence, archiver ses messages
• Mettre en place des règles de lecture et de réponse aux mails.

ORGANISER SES ACTIVITES PAR LA GESTION DES TACHES

• Utiliser les fonctionnalités de gestion des tâches : s’affecter une tâche, affecter une tâche…
• Répondre à une demande de tâche
• Suivre l’avancement d’une tâche
• Créer une tâche périodique

Demi-journée 2

UTILISER LE CALENDRIER

• Accéder au calendrier, afficher une date ou un élément
• Personnaliser l’affichage de son calendrier
• Créer un rendez-vous ou un événements
• Gérer les événements
• Créer une réunion et gérer les participants et les ressources de la réunion, supprimer une réunion
• Annuler et/ou supprimer une réunion.
• Convertir un message en rendez-vous
• Répondre à une invitation
• Programmer une alarme
• Utiliser le partage de calendrier

AMELIORER LA GESTION DES CONTACTS

• Comprendre le gain de temps et d’efficacité d’une bonne utilisation de l’annuaire de contacts
• Créer, classer, afficher, imprimer les contacts
• Gérer les différents carnets d’adresses
• Créer une liste de distribution
• Rechercher un contact.

ADOPTER DES REGLES DE TRI ET D’ARCHIVAGE

• Faire le point sur ses pratiques actuelles.
•  Mettre en place des bonnes pratiques de classement et d’archivage.
• Utiliser les règles de tri automatique.
• Créer des réponses automatiques pour les mails répétitifs.
•  Retrouver un message classé dans les dossiers.