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Conduire des réunions efficaces
Objectifs
Programme
Appréhender toutes les étapes d’une réunion : préparation, convocation, conduite, compte rendu, suivi.
Assurer la réussite d’une réunion et le respect de ses objectifs. Apprendre à gérer le groupe et maîtriser les phénomènes de groupe
1 - Les différents types de réunion
Réunion d’Information, de prise de décision, de résolution d’un problème, etc.
Réunion préparée / réunion minute
Leurs caractéristiques et leurs règles respectives
Les phases types d’une réunion
2 - La préparation de la réunion
Définir le sujet, les objectifs et l’ordre du jour de la réunion
Ce qu’il faut préalablement connaître : participants, fonctions, rôle et statut de chacun, motivations, état d’esprit
Avoir l’éventuel retour de précédentes réunions
Rédiger convocation, date/horaires/durée, lieu, plan de table
Supports et matériels à prévoir (transparents, paperboard, Powerpoint, etc.)
3 - Le déroulement de la réunion
L’ouverture de la réunion : accueil et introduction, rappel du(des) sujet(s), des objectifs, du temps imparti
Rappeler et faire accepter les règles de fonctionnement
La prise de parole
Le respect de l’ordre du jour, les passages aux points suivants
Les synthèses partielles, le résumé des acquis de la réunion et la prise de congé
Définir le plan d’action issu de la réunion. Rédiger et valider le compte-rendu
4 - Les techniques d’animation
Savoir utiliser les outils et les supports
Les techniques de validation et de prise de décision
Savoir écouter, questionner, reformuler
Faire participer le groupe en n’oubliant personne
Maîtriser souplesse et directivité
Lever les blocages individuels
Comprendre les points de vue et susciter la créativité du groupe
Recentrer sur les objectifs initiaux
Réguler les débats (calmer les bavards, stimuler les passifs)
5 - La gestion des situations délicates ou conflictuelles
Faire ressortir la progression du groupe et les acquis de la réunion
Remobiliser l’attention des participants
Gérer les oppositions entre participants, traiter les tensions, arrêter les perturbations
Les manipulations conscientes et inconscientes des participants
La contestation de l’ordre du jour
La remise en cause des compétences de l’animateur
La passivité et l’absence de production
Public visé
Toute personne, manager hiérarchique ou fonctionnel, ayant à organiser et animer des groupes de travail ou des réunions d’échange, de négociation, d’information, etc.
Prérequis
Aptitudes à la méthode et à la rigueur.
Compétences relationnelles.
Qualités de leader
Méthodes pédagogiques
Apports théoriques et méthodologique
Exercices sur des cas pratiques choisis par les participants
Simulation de conduite de réunion et analyse commentée
Travaux en sous-groupes
Conseils individualisés opérationnels dès l’issue du stage
Formatrice·teur· expérimenté·e dans ce domaine
Modalités d'évaluation
Questionnaire de validation des acquis à l’entrée et à l’issue de la formation
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