Assistante : Partager ses expériences et savoir-faire

Objectifs pédagogiques

• Donner aux Secrétaires et Assistantes les moyens d'enrichir leur fonction
• Organiser le partage des connaissances et savoir-faire
• Développer une base de travail et de documentation commune

Partager ses savoir-faire : pourquoi ?

• Les avantages pour soi-même
• Les avantages pour l'entreprise

Partager ses savoir-faire : un danger ?

• Reconnaître et combattre les peurs qui font obstacle à la mise en commun des informations

Partager ses savoir-faire : comment ?

• Les différentes options possibles : journal interne, espace commun sur le réseau, intranet secrétariat?

Créer une base de connaissances métier

• Recensement : organiser le recueil d'informations
• Formalisation : mettre au point des documents communs : modèles, descriptions de procédures'
• Diffusion : organiser la communication et les échanges

Fonctionner efficacement en groupe de travail : notions de base

• Fixer l'ordre du jour et le timing avec rigueur
• Distribuer les rôles : désigner un animateur, un « gardien du temps », un rapporteur
• Les trois fonctions de l'animateur : produire, faciliter, réguler
• Les conditions de la réussite : savoir écouter, questionner, reformuler
• Synthétiser et conclure

Créer un intranet secrétariat : mettre en oeuvre une démarche projet

• Présenter le projet à son (ses) hiérarchique(s) pour le faire valider
• Constituer l'équipe : définir les acteurs et leurs rôles respectifs
• S'adjoindre les experts nécessaires : informaticien, infographiste « maison » ou extérieur?
• Repérer les étapes à respecter
• Valider et (faire) mettre en place sur le réseau
• Prévoir la communication sur le projet
• Faire vivre le site : prévoir la mise à jour régulière des informations (responsable, fréquence)

L'échange de pratiques : un esprit d'ouverture permanent

• Développer sa curiosité, diversifier ses centres d'intérêt
• Développer le goût et le désir de faire partager ses découvertes, avoir « l'esprit réseau »

Savoir se documenter, où et comment

• Recenser et utiliser toutes les sources d'informations à sa disposition
• Acquérir des méthodes de recherche et de tri de l'information
• Apptrendre à utiliser au mieux toutes les ressources d'internet