Les clés pour développer ses fonctions d'assistante

Instaurer un climat de confiance et d'estime réciproques avec le manager
Accroître son autonomie et prendre conscience des enjeux et des bénéfices d'un « contrat d'autonomie » : élargissement des responsabilités, diversification des missions.
Asseoir sa légitimité auprès des différents interlocuteurs internes et externes. Comment valoriser son image professionnelle.
Être capable de s'adapter aux différentes personnalités, développer son assertivité
Contribuer à la bonne organisation de l'équipe et faciliter son accès à l'information
Contribuer à la synergie d'équipe, être force de propositions pour améliorer la coopération
Organiser dans le temps et l'espace les différentes tâches à accomplir : comment gérer et optimiser son temps et ses priorités face à la multiplicité des demandes 

Présentation des règles du séminaire

Bienveillance; Disponibilité; Confidentialité ; Libre participation ; Réactivité ; Droit à l'erreur
« Inclusion » autour d'un exercice d'expression

La place et le rôle d'une assistante d'équipe

Situer le rôle de l'assistante et sa contribution à la marche de l'entreprise
Adapter sa communication aux différents interlocuteurs : comprendre les enjeux et besoins de chacun de ses interlocuteurs : direction, équipes, clients, prestataires

Identifier et mesurer l'importance de la qualité relationnelle existante entre le manager et l'assistante

Négocier et délimiter ses zones d'initiative et son périmètre d'action
Devenir force de proposition
Influencer par sa créativité

Les étapes de l'autonomie : Quelles sont elles ? Comment intégrer ces étapes ?

Apport d'outils autour de la responsabilité et de l'initiative.
Sortir de la dichotomie « échec / réussite » et entrer dans le mode « essai / réajustement »

Les bonnes pratiques relationnelles

Au sein de l'équipe (être à l'écoute des autres, être positif, prendre du recul...)
Avec les interlocuteurs internes (récolte et diffusion d'informations claires...)
et les interlocuteurs externes (relation clients, avec les fournisseurs...)

Les différents types de personnalités : comment les identifier ? Comment adapter sa communication à chacun ?

Identifier les différentes personnalités et s'y adapter
Utiliser les moyens de communication (email, chat...)
Contribuer à la synergie de l'équipe

Adopter un comportement assertif (accueillir une demande, négocier un délai, partager ses idées...)

Savoir s'affirmer, oser demander
Savoir exprimer ses opinions, ses idées

Asseoir sa légitimité

La communication est l'outil essentiel
Parler pour produire des résultats : distinguer et pratiquer les outils de communication
qui catalysent l'action et permettent de produire les résultats désirés
Anticiper et gérer les situations délicates : savoir contenir ou calmer l'hostilité ou l'agressivité
Oser dire signifie respect de soi / Comment dire pour être entendu signifie respect de l'autre
Rassurer sur ses intentions après avoir « osé »
Exploiter son potentiel / Raviver son enthousiasme, cultiver sa persévérance

Gestion du temps et des priorités : hiérarchiser les demandes, anticiper les pics d'activités : méthodes et outils

Hiérarchiser les demandes en discernant l'importance de l'urgence : la matrice d'Eisenhower
Se tenir informé(e) des projets pour anticiper les pics d'activité et lisser la charge de travail
Utiliser des outils pratiques de suivi et de relance
Créer des tableaux de bord
Créer des documents type

Mettre en place un système d'organisation permettant d'anticiper et de planifier

Réfléchir à sa mission et à sa réelle valeur ajoutée pour l'entreprise
Apprendre à prioriser efficacement ses tâches et gagner en efficacité
« ce à quoi j'accorde de l'importance et dont je dois absolument assurer la bonne réalisation. »
Prendre l'habitude de planifier et d'organiser : Découvrir des principes permettant de fixer le cap
et de s'y tenir, en minimisant l'impact des imprévus et des interruptions.
Utiliser des supports d'organisation et de planification efficace.
Maîtriser les temps collectifs, réunions... : Définir avec les différents interlocuteurs des modalités de collaboration génératrices de créativité et d'efficacité.

Gestion de l'information et de la documentation : mise en place de méthodes et outils efficaces

La veille informationnelle
Mettre en place une base documentaire
Faciliter l'accès à tous à une information fiable
La communication dans l'entreprise, vers l'extérieur

Gérer les dysfonctionnements et proposer des solutions

Mettre en place des procédures, améliorer ses pratiques
Rechercher des solutions et y faire adhérer l'équipe : présentation de quelques outils tels que le diagramme d'Ishikawa, Pareto

Développer sa compétence émotionnelle face à ces changements

Prendre conscience de ses émotions (stress...)
Savoir faire face à la pression

Elaborer un plan d'actions précis à partir

de l'écart existant entre ce que je fais et devrais faire
complété par ce que je « voudrais et pourrais » faire
Comment faire rebondir la dynamique de cette formation dès le lendemain