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Réunion hybride : animation et outils
Objectifs
Programme
- Piloter une réunion hybride mixant participants en visioconférence et participants en présentiel
- Développer une communication adaptée pour piloter la réunion hybride avec efficacité
- Identifier les techniques permettant de rendre ses réunions efficaces
Introduction : retour sur les fondamentaux de l’organisation d’une réunion
- Déterminer les objectifs de la réunion, identifier les attendus (plan d'actions, décisions, informations, remontées d’information, brainstorming ?)
- Identifier le format le plus adapté aux objectifs de sa réunion, le cadre de sa réunion
- Quel format pour quels enjeux ? Réunion audio, visioconférence, ou bien mixte ?
- Avantages et zones de vigilance de chaque format
Planifier ses réunions : Quel type d’information donner ?
- Savoir tenir compte des spécificités horaires
- Communiquer sur les prérequis ou attendus (documents, type de matériel, connaissance de l’outil)
- Préparer son propre matériel pour ne pas être pris au dépourvu
- Savoir calibrer la durée en fonction de l’objectif, des participants et du format de la réunion
- Rédiger un ordre du jour, gérer les invitations avec méthode
Identifier les bonnes pratiques pour animer une réunion hybride
- Savoir maîtriser le début de la réunion : starter, présentation, lancement, répartition des rôles
- Les fondamentaux d'une communication non verbale adaptée au format virtuel et présentiel
- Travailler son positionnement face caméra et avec les participants en présentiel
- Communiquer, alterner les prises de parole entre participants présentiels et distanciels
- Savoir conduire la réunion, recadrer les débats / bavardages, faire participer chaque interlocuteur
- Comment repérer les signes d'un décrochage et les prévenir (focus sur le distanciel)
Adapter sa communication verbale et non verbale au format de réunion hybride
- Animer sans fatigue, être entendu et écouté, savoir capter l’attention de son public « hybride »
- Maintenir l’attention des participants et favoriser les échanges
- Redynamiser et capter l’attention pour éviter la déconcentration
Public visé
- Cadres
- Managers
- Responsables d'équipe
- Chefs de service
- Chefs de projets
- Agents de maîtrise
Prérequis
Il est recommandé d'avoir animé des réunions présentielles ou à distance pour suivre la formation à la conduite d'une réunion hybride
Méthodes pédagogiques
- Support pédagogique de la formation réunion hybride
- Apports théoriques et pratiques
- Etudes de cas
- Exercices pratiques
- Réflexions de groupe
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