Préparer et animer des réunions efficaces

• Repérer les différentes formes de réunions afin de programmer des réunions adéquates suivant le sujet traité et l'objectif à atteindre
• Savoir préparer une réunion pour qu'elle réponde aux objectifs à atteindre
• Etre capable d'animer efficacement une réunion ou un groupe de travail
• Reconnaître et mobiliser activement la participation de chacun
• Maîtriser les phénomènes de groupe
• Etre capable de prendre la parole avec confiance au sein d'une réunion 

1- Travail de réflexion à illustrer d'exemples professionnels

• A quoi sert une réunion ?
• Qu'est-ce qu'une réunion ?
• Les différents types de réunions
• Comment organise – t- on une réunion : avant / pendant / après ?
• Les différents rôles dans une réunion ?

 

2- Une réunion pour quoi faire

• Processus de réflexion sur pourquoi déclencher une réunion
• Ne pas se tromper d'objectif pour déterminer la forme de réunion et démarches à suivre

 

3- Les types de réunion

• Les réunions d'information
• Les réunions de consultation
• Les réunions discussions
• Les réunions de négociation
• Les réunions de recherche

 

 

PREPARER UNE REUNION

 

4- Définir le contenu

• Fixer les objectifs
• Trouver le titre
• Choisir les participants
• Définir le plan de travail

 

5- Convoquer les participants

• Comment ?
• Pourquoi ?

 

6- Assurer l'organisation matérielle

• Le lieu
• L'aménagement
• Le matériel
• Les documents
• Les pauses

 

7- Les causes d'échec d'une réunion

 

8- L'après réunion

• Le compte-rendu
• La mise en place des décisions
• Suivi de l'information
• La prochaine réunion

 

 

ANIMER UNE REUNION

 

9- Créer le cadre

• Commencer la réunion
• Construire la réunion

 

10- Prendre en compte les personnalités des participants

• Les rôles sous-entendus des participants et l'attitude à observer

 

11- Gérer les blocages du groupe

• Les 3 types de symptômes collectifs
• Les 5 causes possibles
• Une méthode

 

12- Les 3 fonctions de l'animateur de réunion

• La fonction de facilitation
• La fonction de régulation
• La fonction de production

 

13- Les styles d'animation et les effets sur la progression du groupe

• Le style autoritaire ou directif
• Le style laisser-faire
• Le style manipulateur
• Le style démocratique

 

 

PARTICIPER A UNE REUNION

 

14- Les points clés d'une participation active à une réunion

 

15- Les rôles dans les groupes

• Les rôles formels :
• Le participant
• L'expert
• L'invité
• Le délégué
• Le secrétaire
• Le rapporteur... 

 

• Les rôles informels :
• Le bouc émissaire
• Le marginal
• Le déviant
• Les isolés...

 

16- Les comportements individuels dans les groupes