La gestion des priorités

Identifier les tâches prioritaires
Evaluer le coût des retards et l'impact favorable de leur résorption
Concevoir une méthode adaptée
Bâtir une journée-type
Créer des synergies
Développer des outils de suivi et contrôle 

Introduction

Situation actuelle / Difficultés
Enjeux / Objectifs globaux

Bilan actuel

Analyse critique des emplois du temps de chacun
Elaboration d'une « journée-type actuelle » pour chaque acteur de la Gestion Contactuelle
Liste des tâches / Estimation du temps effectivement passé pour chaque tâche
Détermination des « parasites »
Estimation tâche par tâche de l'impact des retards sur l'activité des services et des partenaires

Détermination des objectifs

Si vous ne faites pas cela, il y a 99, 90 % de chance que, par exemple, vous ouvriez votre boîte email dés votre arrivée ; qu'immédiatement vous soyez « aspiré » par un flot de demandes et que vous fonciez tête baissée sans discernement avec un résultat probable de ne pas faire ce que vous aviez jugé prioritaire :

Classement des tâches par priorités Important / très important et urgent / non urgent
Arbitrages : Les questions à se poser... Que se passe t il si je ne le fais pas ?
Quelles sont les actions qui contribuent le plus à atteindre mes objectifs ?
Temps souhaitable alloué à chaque activité. Répétitions...
Ratios temps disponible / temps souhaité / temps effectivement employé

Construction des solutions

Les personnes qui se plaignent de n'avoir rien fait de leur journée sont celles qui n'ont pas accompli une activité importante pendant leur temps de travail et ne se sont consacrées qu'à des tâches urgentes.

Traitement tâche par tâche :
Possibilité de scissions / Répartitions par semaine et par jour
Synergies à réaliser : individualisation ou mutualisation ?

Traitement par journée de travail :
Journée type ou semaine type ?
Calendrier des commandes / Création d'un agenda-type
L'utilisation au maximum des opportunités qui se présentent à nous et qui nous font beaucoup avancer sans nous faire perdre beaucoup de temps...

Elaboration des outils de progression et de contrôle

Chasse aux parasites
Etats d'avancement des tâches
Tableaux de bord hebdo / mensuel
Supports à créer / disponibles